Resumen sobre Informatica Jurídica de Control y Gestión.

            MECANISMO DE GESTION DE LA INFORMACION JURIDICA.

CLASIFICACIÓN DE LA INFORMÁTICA JURÍDICA.

La Informática Jurídica puede clasificarse en tres aspectos:

Ø  Informática Jurídica Documental o Documentaria, que consiste en la creación y recuperación de información jurídica como leyes, doctrina y jurisprudencia.

Ø  Sin embargo, a medida que se desarrolla la Informática jurídica se empieza a crear la idea de programas a través de los cuales se pudiesen obtener actos jurídicos como contratos, certificaciones, mandatos judiciales. Fue en este sentido como nace la Informática jurídica de gestión y control, para posteriormente buscar el desarrollo de actividades jurídico adjetivas.

Ø  Informática Jurídica Metadocumental o Metadocumentaria, a través de la cual se ayuda o apoya en la toma de decisiones, en la educación, investigación, redacción y previsión del Derecho, a través de sistemas de inteligencia artificial.

INFORMÁTICA JURÍDICA DE CONTROL Y GESTIÓN.

 Informática Jurídica de Control y Gestión que abarca los ámbitos jurídico - administrativo, judiciales, registrales y despachos de abogados.

Esta rama de la informática jurídica está encaminada a organizar y controlar la información jurídica de documentos, expedientes, libros, etc., ya sea mediante la aplicación de programas de administración que permitan crear identificadores y descriptores para la clasificación de dicha información.

La informática jurídica de gestión, que también es conocida como de administración y/o control, es utilizada en tribunales, despachos, notarías, entre otras oficina jurídicas (de ahí también el nombre de ofimática), que se utiliza sobre todo para llevar el seguimiento de trámites y procesos con el objeto de mantener actualizada la información y llevar un buen control de la misma.

INFORMATICA JURIDICA DE GESTION:

La informática jurídica de gestión está dirigida al control y la administración de textos jurídicos y es muy utilizado por tribunales, despachos, notarios entre otras oficinas de control jurídico. Esta se utiliza para llevar el seguimiento de trámites y procesos para mantener actualizada la información y llevar un buen control de la misma.

Esta rama se divide de la siguiente manera:

1. REGISTRAL: Se ocupa de todos los tipos de registro ya sean públicos o privados, facilitando al usuario datos fehacientes en todos los registros con facilidad y rapidez en el proceso.
2. OPERACIONAL: Facilita la actualización de datos en las oficinas relacionadas con el derecho tanto a nivel público como privado, en donde la computadora permite llevar toda la actualización repetitiva.
3. DESICIONAL: Es la utilización de modelos predefinidos para la solución de casos específicos y concretos, como un admisorio de demanda, el rechazo de un recurso procesal extemporáneo, por ello esta parte de la rama de la informática jurídica de gestión es una parte de la actividad administrativa que lleva a cabo todo órgano judicial.

 

UTILIZACIÓN DE LA INFORMÁTICA JURÍDICA DE CONTROL Y GESTIÓN.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA:

En la administración pública, y habida cuenta que en la actualidad se presenta un crecimiento extraordinario en el volumen y complejidad de actividades en las dependencias gubernamentales, debido, entre otras cosas, al pronunciado desarrollo demográfico, económico y tecnológico, ello ha obligado a que dicho sector, en sus diferentes niveles: federal, estatal y municipal, esté capacitado para recibir, tramitar, analizar y difundir todo tipo de información jurídica para su correcto funcionamiento.

Administración Pública:

Conjunto de organismos estatales que prestan servicios a los habitantes y realizan las funciones administrativas del Estado. Para la administración Pública es indispensable desarrollar sistemas informáticos de gestión y control

La Administración Pública hace uso principalmente de  las dos primeras  subdivisiones:

Ø  REGISTRAL.

Ø  OPERACIONAL

Dentro del software que la administración puede hacer uso para facilitar y hacer más eficiente su labor esta:

Ø  LiquidOffice: permite la implementación, automatización y seguimiento de cualquier proceso administrativo que se inicie por medio de un formato electrónico.

Ø  Metastorm BPM: Rastreado y Funcionamiento de la Correspondencia. Desde el registro y la asignación de solicitudes hasta la aprobación final y respuesta, la solución de rastreo y funcionamiento de correspondencia.

Ø  Consist: lleva más de 20 años brindando un amplio abanico de soluciones para el Sector Público. Consist ha desarrollado diversas aplicaciones.se posiciona como la solución ideal a la problemática de la administración y el control de los documentos que soportan los trámites administrativos dentro del ámbito gubernamental.

ÓRGANOS JURISDICCIONALES:

Este tipo de aplicación ha dado lugar a la llamada Informática Judicial (aplicación de la informática en los órganos jurisdiccionales), con un enorme desarrollo en la actualidad. Así, tenemos que los ejemplos de actividades automatizadas a nivel de la judicatura son numerosos y variados: desde la formulación agendaria de jueces y magistrados hasta la redacción automática de textos jurídicos a manera de sentencias. En el medio hay una enorme cantidad de acciones desarrolladas en juzgados, tribunales y cortes, que han sido objeto de estudio, análisis y automatización; uno de los ejemplos más simples y concretos lo constituye la aceptación, registro e indicación de competencia y seguimiento de los expedientes.

 Una causa nueva que debe ser radicada ante un tribunal pasa previamente por la inscripción automática, la cual le asigna un número y juzgado y verifica si hay o no conexidad en la causa. Por otra parte, las diferentes fases del proceso pueden ser conocidas en cualquier momento, permitiendo conocer el estado del juicio, así como el lugar donde se encuentra el expediente (con el secretario, actuario, juez, etcétera). En un futuro no muy lejano, cuando los abogados se hayan provisto de sistemas de cómputo, ya no será tan necesaria la “visita” a los tribunales para conocer el estado de los asuntos, ya que todo podrá ser consultable vía telemática.

Sería muy largo el enumerar las posibilidades de aplicación presentes y futuros de la gestión automática en los órganos jurisdiccionales, pero a fin de reflexionar un poco sobre este particular, bien podemos enunciar los ejemplos prácticos existentes en las oficinas de los fiscales en los Estados Unidos con las posibilidades de contener, archivar y elaborar enorme cantidades de información y poder el mismo tiempo, uniformar las actuaciones de los fiscales en el vasto territorio de la Unión americana.

Por otra parte, y también en materia penal, tenemos la emisión automática de dictámenes penales en cuarenta tribunales de policía en París y sus alrededores (Bobigny, Nanterre, Creteil, Versalles, etcétera), lo cual ha permitido, además de una depuración de los archivos penales, un aumento y mejor solventación en la recepción y seguimiento de procesos de este orden.

Ejemplos también importantes los tenemos en los juzgados de instrucciones de algunas provincias españolas, así como las de tribunales de menores en Italia, Brasil y algunos otros países.

DESPACHOS Y NOTARÍAS:

Las múltiples actividades que desempeñan las personas que se dedican a la prestación de servicios profesionales de índole jurídica hacen que sea una necesidad el estar auxiliados por herramientas informáticas.

El tipo de soporte que van a usar va a depender el tipo de materia a la que el despacho jurídico dedica su mayor gestión, para poner el caso de despachos jurídicos especialistas en lo tributario o en la propiedad intelectual o en el derecho inmobiliario se auxiliarán de determinados programas de ordenador o sistemas especiales que les faciliten el trabajo y los hagan más competentes así como ofrecer una mejor calidad en sus gestiones. Los sistemas contables, los sistemas de protocolo, de administración son fuentes eficaces para el buen desempeño de un profesional del derecho.

 Para poner un ejemplo se desarrolla a continuación un caso práctico de un despacho que se dedica a dar asesoría jurídica en la propiedad inmobiliaria y el Notariado: Oficina Jurídica:

Base de datos

Todo buen Despacho Jurídico debe iniciar con una base o banco de almacenamiento de datos de sus clientes cada uno de los cuales debe tener un código con el cual se identificará por medio de una búsqueda del tipo “key word” que con solo iniciar la búsqueda con una palabra clave, por ejemplo los apellidos del cliente, nos llevará al archivo o carpeta del cliente en donde encontraremos no solo sus generales sino el estado actualizado de su proceso legal ya sea penal, mercantil o administrativo. Es importante también que en esa búsqueda el sistema nos brinde la ubicación exacta del expediente físico de ese cliente dentro del despacho  ya que habrá documentos físicos que estudiar, confrontar o que servirán como prueba.

Por lo anterior, sugerimos que como medida de control lo primero que el abogado debe implementar en su despacho es un excelente sistema  o software que le permita crear, automatizar, procesar y obtener un banco de datos de sus clientes.

En esta idea de despacho jurídico no puede faltar el banco de datos de los modelos predeterminados de instrumentos públicos y privados los cuales pueden ser modificados desde el mismo ordenador hacia la base de datos implementando nuevos datos según cada cliente. Es preciso implementar un sistema de software diseñado para que el abogado, colaborador o secretaria puedan con un click o una palabra clave accesar a uno de esos modelos existentes en la base de datos con solo digitar una palabra o una composición de ellas o utilizando el léxico jurídico y el tesauro para evitar el ruido o el silencio informático. Una vez el operador tiene en su pantalla el modelo de escritura puede modificarlo en cuanto al precio, plazo, fecha y contratantes evitándose el tener que digitar el contrato de principio a fin y volviendo con ello al retardo de su gestión profesional.

Con el uso de modelos predeterminados se corre el riesgo de dejar información no borrada que correspondía a un contrato anterior en un contrato actual por lo que deberá confrontarse siempre el instrumento que se va a celebrar ya que a veces se olvida borrar  y solo se copia y se pega dejando textos que no tienen nada que ver con el instrumento nuevo. Una base de datos como esta requerirá escanear cada uno de los documentos públicos y privados con que el abogado cuenta a la hora de abrir  su despacho cuidando que estos documentos estén bien redactados y bien hechos por un notario. Si no se pueden escanear se deberán digitar lo cual facilita su modificación.

Otro tipo de actividad que en el despacho se desarrolla con la ayuda de la informática jurídica es el control de los ingresos y egresos para efectos del pago de los impuestos a la entidad tributaria ya que como sabemos la prestación de servicios profesionales está gravada con IVA y RENTA por lo tanto el llevar una contabilidad aunque no sea formal sino de control interno es elemental en el despacho jurídico ya que mensualmente deberá el abogado o en su caso su empresa presentar o rendir al Ministerio de Hacienda ante las oficinas de Impuestos Internos  sus correspondientes declaraciones. La buena administración de un despacho dependerá de sus buenos controles contables por lo que no le debe faltar un buen auxiliar contable y un buen sistema de contabilidad en su ordenador.  El control de facturación diaria puede llevarse perfectamente mediante un sistema de cómputo en el cual se lleven los libros auxiliares y los libros de Compras y Ventas en el que se registra el IVA. Cuando el abogado al final del mes a realizado sus operaciones de ventas menos compras y sabe cuánto impuesto va a pagar o sabe que no va a pagar impuesto hace uso de otro sistema de computo innovador en línea generado por el Ministerio de Hacienda útil para la elaboración de las declaraciones el cual se conoce como sistema DET. Este novedoso sistema fue implementado recientemente por el Ministerio se puede descargar y en la pantalla del ordenador del despacho jurídico se puede llenar los formularios respectivos para la declaración de IVA y Pago a Cuenta con cada uno de los datos del contribuyente  y enviarlo al Ministerio de Hacienda con cargo a la Tarjeta de Crédito.

Otro tipo de control sistematizado que se lleva en un despacho jurídico es el de las jornadas laborales de los empleados o sea la Planilla la cual a fin de mes solo se imprime para efectuar los pagos ya que cada empleado firma de recibido de su salario.

No podemos dejar por fuera el sistema de creación, corrección, modificación, ordenación e impresión en el libro de Protocolo de cualquier documento privado o público que requiere un notario el cual se conoce como Protocolab, cuyo autor el Licenciado Jaime Rolando Pénate creó para los notarios salvadoreños a partir de su preparación técnico científica en India país que le brindó los estudios que lo llevaron a crear un programa que le permite al notario almacenar cualquier cantidad de escrituras de cualquier índole hasta imprimir el testimonio, el pasó y la saca.

El Protocolab 2011 trae una función para confrontar con voz el documento digitado para evitar errores. La exactitud que brinda este programa a la hora de imprimir y corregir dependerá de la correcta configuración de los márgenes del impresor con la hoja del libro de protocolo. Este sistema no puede faltar en ningún despacho jurídico ya que incluye la base de datos de los modelos predeterminados y casi tiene un margen de 0.1 de error a la hora de imprimir en el libro de protocolo siendo casi imposible que se imprima fuera de línea. La facilidad del Protocolab también la tiene en una de sus funciones la de poder corregir en una línea de la hoja del protocolo que esté en medio del contrato con exactitud y precisión pudiendo modificar el tamaño de la letra. Otra de sus funciones es que le facilita al notario el cierre del libro de protocolo y su índice     facilitando con ello la entrega del libro a la sección de notariado. El Protocolab además ayuda al operador del despacho   a elaborar el pasó ante mí de una manera práctica. Permite de una manera fácil usar las fuentes y párrafos requeridos. También puede expedir testimonios transcritos.